งานเลขาส่วนตัวมีหน้าที่เปรียบเสมือนมือขวาของเจ้านาย โดยดูแลชีวิตประจำวันให้เป็นไปตามกำหนดการงานในปฏิทิน พร้อมทั้งคอยอำนวยความสะดวกเจ้านายในบางเรื่อง เช่น การนัดหมาย การลงตารางงาน การเตรียมเอกสาร การแจ้งเตือนกำหนดการ เพื่อให้งานออกมาอย่างราบรื่นและรวดเร็ว คอยติดตาม สนับสนุน อำนวยความสะดวกให้เจ้านาย ในบางครั้งอาจเป็นตัวแทนเจ้านายในการทำเรื่องต่าง ๆ ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
ลักษณะงานเลขานุการ คือ ช่วยดูแลเจ้านายในส่วนของบริเวณสถานที่ทำงานและอุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็น ต้องมีให้พร้อมใช้ ดูแลในส่วนของอาหารและเครื่องดื่มของเจ้านายและผู้บริหารท่านอื่น ๆ เมื่อมีการประชุม ดูแลจัดเตรียมงานเอกสาร ตารางนัดหมาย ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรและภายนอกองค์กร รับสายโทรศัพท์ เช็คและตอบอีเมล คัดกรองเรื่องราวก่อนนำเสนอเจ้านาย โดยเฉพาะเอกสารเสนอเซ็น จองโรงแรมหรือที่พัก จองตั๋วเครื่องบิน ยื่นเอกสารขอวีซ่า ต่ออายุพาสปอร์ต ฯลฯ
งานสาย personal assistant ได้พบปะพูดคุยใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูงบ่อย ๆ ได้เรียนรู้วิธีคิด วิถีชีวิตของเจ้านายเพื่อนำมาปรับใช้กับชีวิตเราได้ คนในองค์กรให้ความเคารพและเกรงใจ ได้แต่งกายภูมิฐาน เพราะเป็นภาพลักษณ์ของเจ้านายและองค์กร หลายครั้งได้ออกนอกสถานที่ติดตามนาย ฯลฯ
บางครั้งเลขานุการต้องดูแลเรื่องส่วนตัวของครอบครัวเจ้านายด้วย และหากเจ้านายงานยุ่งมาก ๆ หาเวลาพูดคุยไม่ค่อยได้ ไม่รับสายไม่เช็คอีเมล จะทำให้งานที่รอนายอนุมัติหรือพิจารณาเป็นไปได้ช้ามาก หรือหากเราต้องเป็นผู้ทำงานแทนนายบ่อย ๆ อาจมีความเสี่ยงในการผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่ถูกใจได้ หลายครั้งต้องมาก่อนเวลาทำงาน กลับหลังเจ้านาย หรือต้องมาทำงานนอกเวลา หรือทานข้าวหลังเจ้านายซึ่งอาจเลยเวลาพักไปมากแล้ว
เลขานุการต้องมีความรู้รอบตัว ข่าวสารปัจจุบัน การจดบันทึกระหว่างการประชุม การใช้อีเมล การใช้เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สแกน โปรแกรม word, excel, powerpoint, outlook การชงเครื่องดื่ม การจัดเรียงเอกสารทั้ง hard copy และเอกสารในคอมพิวเตอร์ soft file ต้องมีจิตวิทยาในการประสานงานกับแต่ละแผนกแต่ละบุคคล
มารยาทการเข้าสังคม การใช้คำภาษาไทยให้ถูกต้อง การแต่งกายให้สุภาพ
เลขาส่วนตัวต้องปรับตัวให้เข้ากับเจ้านาย แม้ว่าจะไม่ถูกใจเราทั้งหมด ต้องค่อย ๆ เรียนรู้ในการทำงานร่วมกัน หากบริษัทรับเป็นพนักงานสัญญาจ้าง สวัสดิการอาจแตกต่างมากจากพนักงานประจำ ก็ให้ศึกษาให้ดีก่อนเข้าทำงาน
บันทึกรายงานการประชุม ออกประกาศ คำสั่งต่างๆ ติดตามความคืบหน้างานต่างๆ
ประสานงานด้านต่างๆ
รู้สึกถึงความไว้วางใจ
ขาดความเป็นส่วนตัว
เรื่อง กฎหมายในชีวิตประจำวัน
หน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจต่างๆ หรือที่เกี่ยวข้อง
ควรเรียนรู้เพิ่มเติมในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
ควรทำงานอย่างตั้งใจ และใจรักในงาน งานทุกอย่างจะประสบความสำเร็จ
- จัดตารางเวลานัดหมายให้นาย
- เตรียมการเดินทางทั้งในประเทศและต่างประเทศ
- Screen โทรศัพท์ที่ต้องการติดต่อกับนาย
- เตรียมห้องประชุมและจดบันทึกการประชุม
ได้รับความไว้วางใจจากนายและได้รับความเกรงใจจากเพื่อนร่วมงาน
ไม่มีความก้าวหน้าในสายอาชีพ
ถ้าทำงานกับชาวต่างชาติ ต้องมีความสามารถทางภาษาอังกฤษอยู่ในเกณฑ์ดีและมีความชำนาญการใช้คอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี
ความอดทน อดกลั้น ในการทำงานและการตรงต่อเวลา
ต้องเป็นคนที่มีใจรักการบริการด้วย ถึงจะhappy ในงาน
- รับโทรศัพท์
- จัดตารางและยืนยันนัดหมาย
- จัดเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับแต่ละนัดหมาย
- บันทึกและสรุปการประชุม
- จัดทำตารางงานติดตาม
- รวบรวมความคืบหน้างานรายเดือน, รายไตรมาส, รายครึ่งปี และ รายปี
จากผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้บริหารทุกคน
- จัดทำตารางติดตามงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้บริหาร ตามที่ได้รับมอบหมายไป
- จัดทำทริปเดินทางปฏิบัติงานนอกพื้นที่ทั้งในและต่างประเทศทุกท่าน
(ตั๋วเครื่องบิน, ที่พัก, รถรับส่ง, สถานที่พักผ่อน)
- รับรองแขกที่มาเยือนบริษัทฯ แทนนาย
- จัดเก็บเอกสารงานต่างๆ ที่จำเป็น บนระบบ network และ Filing
- ติดตามและนำเสนอข่าวสารทางด้านเศรษฐกิจ, สังคม, คู่แข่ง และแนวโน้มในอนาคต
- รวบรวมขึ้นทะเบียนรายนามผู้ติดต่อทั้งหมด
- บริหารระบบการใช้งานเครื่องใช้สำนักงานและควบคุมปริมาณเครื่องใช้สำนักงานให้พร้อมใช้เสมอ
- บริหารพนักงานขับรถประจำตำแหน่งและติดตามการบำรุงรักษารถยนต์ให้สภาพพร้อมใช้งานตลอดเวลา
- จัดเตรียมของที่ระลึกสำหรับมอบให้แขกผู้มาเยือนและคู่ค้ารายสำคัญ
- จัดเตรียมของขวัญในวาระเทศกาลสำคัญๆ
- รายงานความเคลื่อนไหวสถานการณ์ภายในองค์กรสำคัญๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจให้นายได้ทราบ
- ประสานงานกับหน่วยงานโดยรอบเพื่อกระชับสัมพันธภาพ
- มีความรอบรู้ในหลายๆ เรื่อง
- มีโอกาสได้เปิดหูเปิดตาเพื่อนำกลับมาพัฒนาศักยภาพของตนเอง
- ได้พบปะกับบุคคลหลากหลาย
- เพิ่มทักษะความละเอียดรอบคอบให้กับตนเอง
- ได้พัฒนาทักษะทางด้านการสื่อสารและไอที
- ความสำคัญในตำแหน่งไม่เสถียร ขึ้นอยู่กับอายุ เพราะผู้บริหารย่อมอยากได้เลขานุการที่สวย อายุน้อย
- อัตราจ้างไม่ก้าวกระโดด
- องค์กรเล็กๆ ไม่เห็นความสำคัญของงานในตำแหน่งนี้
- หากไม่พร้อมจะพัฒนาด้านภาษาและไอที จะทำให้หางานยาก
- ลักษณะงานจะแยกไม่ขาดระหว่างเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
- การปรับเปลี่ยนงานมีความเสี่ยงสูง
- ภาษา
- คอมพิวเตอร์
- มีใจรักบริการ
- ไม่เกี่ยงงาน
- วางตัวเป็น
- เก็บความลับอยู่
- จงรักภักดี
ขาดใจรักงานบริการ และขาดความอดทน
คนที่ทำงานในสายนี้จะต้องมีใจรักและพร้อมจะบริการเสมอ ไม่ว่าคนที่เข้ามาติดต่อจะเป็นใครก็ตาม
น้ำเสียงต้องนุ่มนวล ฟังแล้วคนอยากคุยด้วย
กิริยามารยาทต้องเรียบร้อย วางตัวสุขุม ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด
รู้จักเป็นผู้ฟังให้มาก พูดให้น้อย
ที่สำคัญ ต้องปฏิบัติตนเป็นผู้มีสภาพทางเศรษฐกิจน่าเชื่อถือ
ดูแลบริหารจัดการ ประสานงาน กับหน่วยงานต่างๆ เพื่อให้การทำงานขององค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ รวมถึงกระทำภารกิจต่างๆ ที่ได้รับมอบหมายจากผู้บังคับบัญชาให้สำเร็จลุล่วงด้วยคุณภาพและในกำหนดเวลา เช่น ดูแลการทำงานในสำนักงานให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย บริหารจัดการเวลาของผู้บังคับบัญชา ตรวจสอบ สอบทาน ความถูกต้องของเอกสารทุกประเภทก่อนเสนอ จัดเตรียมข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจ เป็นต้น
มีโอกาสที่จะพัฒนาตัวเอง ศึกษาหาความรู้ใหม่ๆ ได้ตลอดเวลา สามารถริเริ่มสร้างสรรค์วิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อให้ผู้บริหารมีเวลาในการคิดวางแผนได้มากขึ้น ลดการทำงานประจำ หรืองานซ้ำซ้อน ของผู้บริหาร
หากมีความรู้ความสามารถในวงจำกัด อาจเป็นอุปสรรคในการแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชาได้ โอกาสเติบโตในสายงานมีไม่มากนัก (Career Path) ในบางครั้งไม่อาจสามารถกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน
ต้องมีความรู้ความเข้าใจในทุกคนที่เราจะต้องร่วมงานด้วย มีความรู้เกี่ยวกับธุรกิจ เข้าใจงานที่ทำ เข้าใจงานที่ผู้บังคับบัญชาต้องรับผิดชอบ รวมถึงต้องมีความรู้รอบตัว ติดตามข่าวสารต่างๆ อยู่ตลอดเวลา
ขาดความตั้งใจ ความเอาใจใส่ในงานที่ทำ ไม่ละเอียดรอบคอบ ไม่มีความคิดสร้างสรรค์ในงานที่ทำ ไม่สนใจที่จะให้ความช่วยเหลือผู้อื่น
คุณต้องมีความซื่อสัตย์ มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี พร้อมที่จะเป็น PR ที่ดีของผู้บังคับบัญชา มีความรอบรู้ มีความเอาใจใส่ในรายละเอียดของงานที่คุณทำ หาวิธีที่จะแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชา ฯลฯ
ทั่วไป ดูแลเรื่องตัวของ นายเช่น นัดหมาย เอกสารเดินทาง การประชุม ประสานงานภายในองค์กรหรือแผนก
ข้อดี คือ เป็นบุคคลสำคัญในการช่วยให้งานประสบความราบรื่น ได้ติดต่อผู้คนมากมาย เป็นงานท้าทาย
มีความกดดันสูง เรื่องส่วนกับเรื่องงาน อาจจะต้องมาปะปนกัน
มีความรู้พื้นฐานms office
มีระเบียบวินัย
มีความรอบคอบ
มีใจรักงานบริการ
มีทัศนคติที่ดี แง่บวก
มีความอดทนสูง
ความอดทน เด็กรุ่นใหม่ขาดความอดทน และใฝ่รู้
คนทำงานสายนี้ต้องมีใจรักงานบริการด้วย จึงจะสนุกกับงานที่ทำ
ไม่ว่าจะเป็นการมองหางานในตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับเด็กจบใหม่ หรือวางแผนสมัครงานในสายงานการเงิน การธนาคารกับบริษัทที่ใช่ ก็สามารถเลือกหาได้ที่ JOBTOPGUN เว็บไซต์หางานที่มีงานอัปเดตใหม่ทุกวันจากบริษัทชั้นนำมากมาย ให้คุณได้งานจริงด้วย Super Resume ที่ให้คุณสร้าง Resume อย่างมืออาชีพ หางานสายอาชีพเลขานุการได้ที่นี่
