การจัดการประชุม:
- ประสานงานการประชุม: ติดต่อและจัดเตรียมการประชุมกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร
- จัดเตรียมเอกสาร: รวบรวมและจัดทำเอกสารที่จำเป็น เช่น วาระการประชุม รายงาน และข้อมูลสนับสนุน
- ตรวจสอบความพร้อม: ตรวจสอบอุปกรณ์และสถานที่ประชุม เช่น โปรเจ็กเตอร์ อุปกรณ์วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ และอื่นๆ
จดบันทึกการประชุม:
- บันทึกข้อมูลสำคัญ: จดบันทึกข้อสรุป การตัดสินใจ และการดำเนินการที่ต้องติดตาม
- จัดทำรายงาน: จัดทำรายงานสรุปผลการประชุมเพื่อส่งต่อให้กับผู้เข้าร่วมประชุม
การประสานงาน:
- จัดการกิจกรรม: ประสานงานและจัดการกิจกรรมต่างๆ เช่น การประชุม การฝึกอบรม หรือกิจกรรมสร้างทีม
- ติดตามความก้าวหน้า: ประสานงานระหว่างทีมงานเพื่อให้เกิดความร่วมมือและความเข้าใจในเป้าหมาย
ดูแลความเรียบร้อย:
- ติดตามงาน: ตรวจสอบความก้าวหน้าในโครงการและติดตามผลการดำเนินงานให้กับผู้บริหาร
- จัดการปัญหา: ช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน
การจัดการเอกสาร:
- สร้างและจัดเก็บเอกสาร: จัดทำและเก็บรักษาเอกสารสำคัญ เช่น สัญญา เอกสารทางการเงิน และรายงานประจำเดือน
- ตรวจสอบเอกสาร: ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนส่งให้ผู้บริหาร
การบริหารจัดการการเดินทาง:
- วางแผนการเดินทาง: จัดเตรียมการเดินทาง รวมถึงการจองตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และการขนส่ง
- จัดทำข้อมูลการเดินทาง: เตรียมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเดินทาง เช่น แผนที่ สนามบิน และข้อมูลการติดต่อ
การจัดการติดต่อสื่อสาร:
- ตอบรับโทรศัพท์และอีเมล: ตอบรับและจัดการการสื่อสารของผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดลำดับความสำคัญ: วิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสารเพื่อให้ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นที่งานสำคัญ
การสนับสนุนในกิจกรรมต่างๆ:
- จัดงานประชุมและสัมมนา: วางแผนและจัดงานสัมมนา การประชุมใหญ่ หรือกิจกรรมพิเศษอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท
- ดูแลการสื่อสารภายใน: ดูแลการสื่อสารภายในองค์กร เช่น อีเมลประกาศ หรือการสื่อสารผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ
การดูแลเรื่องส่วนตัว:
- จัดการกิจกรรมส่วนตัว: ประสานงานการจัดกิจกรรมส่วนตัวของผู้บริหาร เช่น งานเลี้ยง วันเกิด หรือการเฉลิมฉลอง
- การจัดการทางการเงินส่วนตัว: ช่วยจัดการและติดตามการเงินส่วนตัว เช่น การชำระบิลและการทำธุรกรรมทางการเงิน